Hoera een ramp!

Documentaire informatievoorziening en het archief hebben een imagoprobleem. Zoals zoveel ondersteunende diensten van een organisatie is de afdeling DIV volkomen onzichtbaar. Totdat er iets misgaat.

Vandaag en gisteren waren daar weer een aantal prachtige voorbeelden van. Bij de politie is men documenten kwijtgeraakt (of ze zijn kwijtgemaakt, daar wil ik vanaf zijn)
De wat gekleurd geschreven artikelen staan hier:

http://webwereld.nl/nieuws/107287/politie-overtrad-wet-met-verwijderen-bestand-tristan.html en hier
http://webwereld.nl/nieuws/107283/politie-delete-bewijs-over-wapenvergunning-tristan---update.html

De korpsleiding wil even benadrukken dat er geen sprake is geweest van opzet, maar meldt specifiek dat het gaat om een fout van de afdeling DIV. In de laatste alinea van het artikel staat een markante update: "De infodesk heeft een e-mail teruggestuurd met daarin de gevraagde informatie. Bij deze mail zat als bijlage een pdf-bestand. De behandelaar heeft deze e-mail geprint en de print toegevoegd aan het fysieke dossier van Tristan van der V. De bijlage is echter niet toegevoegd aan het fysieke dossier en de betreffende mail met de bijlage is niet meer in het mailsysteem te traceren. We kunnen dus niet weten wat er in het pdf-bestand stond... aldus de woordvoerder van de politie."

Opeens is er brand.
Opeens is er urgentie genoeg om de beloofde verbeteringen door te voeren.
Opeens is er aandacht voor goede informatievoorziening.

De noodzaak tot veranderen is eindelijk aangebroken. Graag geef ik een voorbeeld dat voor mij wat dichter bij huis is. De postafhandeling bij de gemeente Gouda bijvoorbeeld is jarenlang het sluitstuk van de begroting geweest. Geen geld, geen innovatiemogelijkheden, geen doorontwikkeling en geen aandacht. Tot op een goede dag de rekenkamer het op zich nam om een onderzoek te doen naar de briefafhandeling van de gemeente Gouda. We schrijven het jaar 2004 of 2005 geloof ik. Ik overdrijf niet als ik zeg dat wij daar niet goed vanaf kwamen. Als de rekenkamer zegt dat het werk slecht of halfbakken gebeurt, dan heb je de poppen aan het dansen. De oppositie in de gemeenteraad stelde moeilijke vragen, de collegepartijen wilden het naadje van de kous weten en opeens zit je als hoofd Post- en Archiefzaken bij de wethouder om tekst en uitleg te geven. Diezelfde wethouder trouwens die je in de voorgaande jaren nog nooit op je afdeling gezien had. Dus verbetering beloofd, actieplan opgesteld en aan de slag.
Eén van de eerste klussen die ik mocht doen bij de gemeente Gouda was dus om als documentair informatiespecialist samen met mijn (toenmalig) leidinggevende en collega's, het voltallige college en alle afdelingshoofden van de gemeente een hele dag te organiseren waarbij we het gingen hebben over de documentaire dienstverlening van de gemeente... Nog nooit meegemaakt! De afdeling DIV de hele dag in de schijnwerpers.

En als je de hele dag in de schijnwerpers staat, dan ga je wel zweten...

Een verbeterplan postafhandeling werd opgesteld, er werd een DMS geïmplementeerd, de processen werden opgesteld, er kwam geld en extra inzet om de afdeling DIV kwalitatief te verbeteren en dat wierp zijn vruchten af. Alles dat aandacht krijgt groeit... Tussentijds de rekenkamer geïnformeerd en na een jaar bij
het vervolgonderzoek een dikke pluim in de kont gekregen vanwege de vele verbeteringen. Met als klapstuk een onafhankelijk onderzoek van onderzoeksbureau EF3 waaruit naar voren kwam det de gemeente Gouda van de 60 grootste gemeenten van Nederland de beste briefafhandeling heeft (100% score)

Dus: Hoera een ramp.

Ps. Een tip voor mijn collega's in het land. Een ramp hoeft je niet perse te overkomen, die kan je ook tactisch organiseren. Het subtiel aandragen van een voorstel voor een rekenkameronderzoek is een optie en er zijn nog een aantal ongebaande paden die je kunt bewandelen om de afdeling DIV in de schijnwerpers te krijgen.

De vraag die je zelf daar natuurlijk wel moet stellen is:

Durven we het aan om te verbeteren?

Chris Bellekom - Hoofd DIV Gouda