De 'optimale' overheid?

Ik werk bij een gemeente. Er zijn heel veel mensen die bij een gemeente werken. Die mensen heten ambtenaren. En wij zijn ook burgers, maar wel burgers met een ‘status aparte’. Wij hebben rekening te houden met héél veel wetten, regels, processen, richtlijnen, procedures, protocollen en beleid. De uitvoering daarvan is de reden dat wij er zijn. Dat is lastig. En soms verliezen we daarom nog wel eens uit het oog dat de wereld niet draait om de ambtenarij maar dat de ambtenarij draait om wat er in de wereld gebeurd. Wetten zijn een afspiegeling van de huidige maatschappelijke mores en een poging om de daarbij horende ‘best practices’ vast te leggen. En aangezien de normen en waarden van de maatschappij veranderen, verandert de wetgeving ook nog wel eens...

Klinkt dat negatief? Dat is niet mijn bedoeling. Wat ik probeer te bereiken is dat iedereen die ambtenaar is, op welke plek in de organisatie dan ook, doordrongen raakt van zijn of haar ‘raison d’ etre’ . Wat doe je als ambtenaar in jouw stukje van het publieke speelveld dat de burgers, bedrijven en instellingen van bijvoorbeeld jouw gemeente helpt?

Een mooi voorbeeld van hoe het zou kunnen zijn: Toen John F. Kennedy het doel stelde een man op de maan te plaatsen stond het hele land er als één man achter. Tot aan de uitvoering toe was iedereen doordrongen van het doel van hun werkzaamheden. Toen een journalist op een gegeven moment, aan één van de onderhoudsmensen vroeg wat hij dat aan het doen was zei hij:  “I’m emptying the trashcans because we’re putting a man on the moon.”

En laat het nou net die gedachte in het achterhoofd zijn die veel ambtenaren missen. Dan is het dus belangrijk om je positie te bepalen. Hoe verhoud wat ik doe zich met de doelen van de organisatie? Hier dus een handig hulpmiddel...

Sta eens stil. Neem eens een uurtje van je tijd om na te denken over het volgende:

• Wat is het doel (en het nut) van de organisatie en waartoe zijn wij op aard?
• Wat is de visie van de organisatie en welke waarden hanteren we om het doel te bereiken?
• Wat is de missie van de organisatie en hoe dragen wij ons handelen naar de visie uit?
• Wat is het beleid van de organisatie en welk normenkader wordt gehanteerd?
• Wat is de strategie van de organisatie en welk geheel aan samenhangende tactieken worden er uitgevoerd om het beleid uit te voeren?
• Hoe hebben we ons georganiseerd om de doelen van de organisatie te bereiken?
• Welke concrete acties worden er in de uitvoering gedaan om de doelen te bereiken?

Dat zou zo uitgewerkt kunnen worden:

• Een gemeente is het centrale punt dat al het handelingen tussen de overheid en de burger met elkaar verbind. Hier komen zowel de wetgevende macht (openbaar ministerie), de handhavende macht (politie) en de uitvoerende macht (gemeente) bij elkaar.  Het nut is dat de overheid de cohesie vormt en de belangen afweegt tussen alle verschillende individuen, groepen, verenigingen en culturen in de maatschappij.
• Dit doet de gemeente omdat onze maatschappij is ingericht als een democratie. De burger kiest een gemeenteraad. De gemeenteraad kiest uit haar midden een college van Wethouders en een Burgemeester. Dit zijn belangrijke uitgangspunten die de basis vormen van de samenhang tussen burgers onderling, bedrijven en hun klanten en leveranciers, verenigingen, stichtingen en instellingen en hun relatie met de overheid.
• Dit gremium (college en raad) bepalen samen de koers van de gemeente ten opzichte van de maatschappij en wordt daarbij in haar handelen beinvloed door de lokale, regionale, landelijke en mondiale werkelijkheid. (een conflict een halve wereld weg kan er voor zorgen dat mensen op de hoek van de straat met elkaar op de vuist gaan)
• Gezamelijk bepalen de raad en het college van BenW een visie voor de zittingsperiode. Deze visie geeft richting en staat beschreven in het collegeprogramma. Deze visie is een consensus van de verschillende partijen die deelnemen in het college (bestuur van de stad)
• Op basis van deze visie wordt de missie van dit college bepaald. Die missie kan bijvoorbeeld zijn: “ Schoon, Heel en Veilig”  of “ Cultureel en Gastvrij.”  Deze missie kan voor iedere gemeente anders zijn.
• Om de missie uit te kunnen voeren is beleid nodig. Dit beleid wordt door een aantal factoren bepaald. Het normen en waarden kader van het bestuur, het reeds bestaande beleid of de huidige wetgeving. Beleid wordt gemaakt op verschillende onderdelen van de maatschappij. Maatschappelijk, ruimtelijk, dienstverlening of anderzijds. Om goed beleid te kunnen maken zou bij het tot stand komen van beleid al rekening gehouden moeten worden met de aspecten die het doel van het beleid en van de organisatie ondersteunen op basis van inzicht, overzicht en uitzicht op het doel. De aspecten die daar ondersteunend aan zijn, zijn communicatie en contact met de burgers, inrichting van de organisatie, personele bezetting, gemeentelijke administraties, financiele huishouding, informatievoorziening, juridisch kader, technische inrichting en huisvesting.
• Om het door het bestuur bepaalde beleid goed uit te kunnen laten voeren door de organisatie is een strategie nodig. Een strategie is een methode of stijl die je standaard over een langere periode toepast op de doelen die je wilt bereiken. “Lean management” is bijvoorbeeld een strategie. Een strategie kan bestaan uit 1 of meerdere tactieken.  Even illustreren met een voorbeeld: Je bedrijf maakt nu verlies. Dat is niet het doel van het bedrijf.  Het doel van het bedrijf is winst maken op een prettige manier. De strategie die het bedrijf kiest om weer winstgevend te worden is dat er kosten moeten worden bespaard. Een van de tactieken kan zijn dat er personeel wordt ontslagenom kosten te besparen en zo de doelen te bereiken. En een andere tactiek zou kunnen zijn het personeel een uur langer per dag gaat werken voor hetzelfde geld. Het inzetten en stroomlijnen van deze tactieken is je strategie. (Het bepalen van de doelen van een organisatie en het geheel van samenhangende keuzens met betrekking tot de inzet van middelen en deelactiviteiten (tactieken) om die doelen te verwezelijken en de visie te realiseren.)
• In de strategie van een organisatie, daar waar de tactische keuzes worden gemaakt, verschuift de balans constant en is de organisatie in een staat van flux. Er moet voortdurend worden geschakeld tussen: ‘Wat zijn we aan het doen?’ en ’Waarom deden we dit ook alweer?’ Tussen de vier verschillende fasen van beleid, strategie, organisatie en uitvoering kan een constante ‘feedbackloop’ getekend worden en die getekende cirkel komt verdacht veel overeen met de “plan, do, check, act” cirkel (daarbij is plan-strategie, do-uitvoering, check-beleid en act-organisatie. In de organisatie worden dan de op strategisch niveau bepaalde tactieken uitgezet. Er worden geld, tijd, mensen en middelen aan toegewezen en er worden projecten van gemaakt. Die projecten moeten wel voldoen aan de hierboven genoemde C.O.P.A.F.I.J.T.H. aspecten als ze goed willen bijdragen aan de doelen van de organisatie.
• In de uitvoering zitten alle onderdelen die de daadwerkelijke totstandkoming van de strategie van de organisatie ondersteunen. De uitvoerende onderdelen zijn de afdelingen die het gevormde beleid tot uitvoering brengen. Deze afdelingen en uitvoerende instanties hoeven niet daadwerkelijk afdelingen van de gemeente te zijn. Als voorbeeld het volgende: In het gevormde beleid staat dat mensen zonder werk zo snel mogelijk aan een baan geholpen moeten worden. De strategie is dat te doen door een ondersteunende afdeling op te zetten met ambtenaren die deze mensen ondersteunen. De tactiek is om dit zo snel mogelijk te doen. Hoe het georganiseerd wordt is om een afdeling op te zetten, mensen bij elkaar brengen en een operationeel afdelingsplan maken dat zo veel mogelijk deze strategie en daarmee dus het beleid ondersteunt. In de uitvoering zitten dan de telefoontjes naar clienten, het plannen van bijeenkomsten, het bij elkaar brengen van werkgevers en werkzoekenden, het administreren van de activiteiten, het financieel ondersteunen van mensen zonder werk enz... Met altijd in het achterhoofd wat het doel, de visie, de missie, het beleid en de strategie is achter de uitvoerende handelingen die op dit niveau worden gedaan.

Dit staat opgeschreven en als dingen opgeschreven staan, dan lijkt het zo eenvoudig. Maar waarom is het dan niet zo simpel dat iedere (overheids-)organisatie die deze richtlijnen hanteert optimaal functioneert? Het probleem is de constant wisselende doelstellingen en daarmee de verschuivingen in de daaraan verbonden gremia van de organisatie, het politieke krachtenveld verschuift iedere 4 jaar met daarbij een verschuiving in het perspectief over wat de overheid zou moeten zijn. (groot en links of klein en rechts) Daar spelen uiteraard ook persoonlijke belangen, aangezien veel politici geloven in de maakbare samenleving en daar zoveel mogelijk vanuit ideologie een stempel op willen drukken. Het doel en het nut van de gemeente als organisatie zouden zoveel mogelijk eenduidig en duidelijk moeten blijven.

In mijn mening betekent dat, dat je gedurende het spel niet constant de regels moet veranderen... en dat doen we nu wel. Het doel moet over langere tijd statisch zijn.  De visie mag veranderen, maar zou dat geleidelijk moeten doen en beleidsaanpassingen moeten geleidelijk en consequent worden aangepast aan de veranderende missie en visie van de organisatie op haar omgeving.

Als we dat zouden doen bij de overheid, dan blijven burgers, bedrijven en instellingen ten opzichte van de overheid beter weten waar ze aan toe zijn. En dat is een groot goed.

Chris